KVKK
ORTAHİSAR BELEDİYESİ KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI VE İŞLENMESİ HAKKINDA AYDINLATMA METNİ
Bu aydınlatma metni 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun (“KVKK”) 10. Maddesi ile Aydınlatma Yükümlülüğünün Yerine Getirilmesinde Uyulacak Usul ve Esaslar Hakkında Tebliğ kapsamında veri sorumlusu sıfatıyla Ortahisar Belediye Başkanlığıtarafından hazırlanmıştır.
Ortahisar Belediye Başkanlığıolarak, sizlere ait her türlü kişisel verinin mümkün olabilen en iyi şekilde ve özenle işlenerek muhafaza edilmesine büyük hassasiyet göstermekteyiz. 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu uyarınca, kişisel verileriniz; Ortahisar Belediye Başkanlığıolarak aşağıda açıklanan amaçlar kapsamında; hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun bir şekilde işleyebilecek, kaydedebilecek, saklayabilecek, sınıflandırabilecek, güncelleyebilecek ve mevzuatın izin verdiği hallerde ve/veya işlendikleri amaçla sınırlı olarak 3. kişilere açıklayabilecek/aktarabilecektir.Bu sorumluluğumuzun bilinci ile 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ve ilgili mevzuat kapsamında Veri Sorumlusu sıfatıylawww.trabzonortahisar.bel.trinternet sitesinde bulunan Ortahisar Belediye BaşkanlığıKişisel Verilerin İşlenmesi Politikasında ayrıntılı olarak belirtilen kişisel verilerinizi işlemekteyiz.
6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ile ilgili mevzuat kapsamında Ortahisar Belediye BaşkanlığıVeri Sorumlusu sıfatıyla;çalışanlar, çalışan yakını, stajyerler, stajyer velisi, müşteriler, tedarikçi grupları, referans,vatandaşlar, denetçi, kamu kurum görevlisi ve ziyaretçilerden iş akdi ve mevzuattan kaynaklı süreçler için aldığı kişisel veriler;
- Kimlik Fotokopisi, ehliyet bilgileri,
- Çalışan yakını telefonu ad soyadı, kimlik bilgileri ve AGİ ve BES Formları,
- Mesleki deneyim, yeterlilik bilgi ve sertifikaları, eğitim katılım formları, öğrenci belgeleri ve formları, diploma,eğitim sınav bilgileri ve İSG eğitim ve formları,
- Telefon numarası, adres, e-mail, ikametgâh adresi (iletişim bilgileri),
- Askerlik tescil belgesi, SGK hizmet dökümü, SGK işe giriş bildirgesi bilgisi, nüfus kayıt örneği, ikametgâh bilgileri, atama yazıları, dilekçe tutanak bilgileri, hizmet bilgisi, vekâlet bilgileri alınan özlük bilgileri,
- Finans verileri, maaş bilgileri ve icra ödeme bilgileri, kıdem, ihbar ve tazminat bilgileri, yıllık ücret takip bilgileri,
- Mal beyan bildirme bilgileri,
- Kamu sözleşme bilgileri, hukuki evraklar, izin form ve bilgileri,
- İşyeri çalışma talimatnamesi, zimmet, dilekçe tutanak ve izin form bilgileri,
- İşe girerken CV bilgileri,
- Çalışan Sendika üyelik bilgileri,
- Çalışan adli sicil ceza mahkûmiyet bilgisi,
- Çalışan sağlık raporu, kan grubu, işe giriş muayene formu, İSG raporları, doktor muayene rapor bilgileri ve iş kazası bildirim formları,
- Referansların cv yoluyla elde edilen ad soyad, telefon e-mail bilgileri,
- Belediye adına personel, tedarikçi çalışan, vatandaş, ziyaretçi fotoğraf ve videoları,
- Personel, tedarikçi, müşteri, vatandaşların yapmış olduğu işlemler ile ilgili sözleşmeler, hukuki evrakları, dava bilgileri,
- Belediyecilik hizmetleri kapsamında (asker ailelerine yardım, sosyal yardımlaşma, engelli vatandaşlara yardım, eğitim faaliyetleri, nikah işlemleri, belediyeye ait taşınmazların kiraya verilmesi, imar, emlak işlemleri, temizlik, pak bahçe alanları ile ilgili düzenlemeler, ihale ve ruhsat süreçleri gibi hizmetlerde vatandaşlardangelen dilekçe, talep ve şikayetler, kimlik bilgileri, iletişim bilgileri, mesleki eğitim bilgileri, sağlık bilgileri,
- Vatandaş ve ziyaretçilerden gelen talep ve şikâyet bilgileri,
- Araç GPS konum lokasyon takip bilgileri,
- Fiziksel mekân güvenliği kapsamında alınan kamera kayıtları,
- 5651 İnternet Ortamında Yapılan Yayınların Düzenlenmesi Kanunu kapsamında anlık log kayıt işlem güvenliği bilgileri alınmaktadır.
KİŞİSEL VERİLERİNİZİN İŞLENME AMACI
Belediyemiz nezdinde kişisel verileriniz ilgili mevzuatın yüklemiş olduğu sorumluluk ve yükümlülükler çerçevesinde Kanun’un temel ilkelerine bağlı kalmak kaydıyla Kanun'un 5. ve 6. maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartlarına uygun olacak şekilde tarafımızca veya görevlendireceğimiz gerçek/tüzel kişi veri işleyenlerce işlenmektedir.Bu doğrultuda kişisel verileriniz aşağıdaki durumlarda KVKK’ya uygun olarak Ortahisar Belediye Başkanlığıtarafından işlenebilmektedir;
- Kurum adına hizmet eden tüm personellerinacil durum süreçlerinin yürütülebilmesi, iletişim faaliyetlerinin yürütülmesi, seyahat faaliyetlerinin sağlanması, yasal hakların ve yükümlülüklerin yerine getirilmesi, eğitim faaliyetlerinin yürütülmesi, ücret politikasının belirlenip maaş ödemelerinin yapılması,görevlendirme süreçlerinin yürütülebilmesi,
- İnsan kaynakları süreçlerinin sorunsuz bir şekilde yürütülebilmesi, çalışanların kanunların öngördüğü haklarının gerçekleştirilebilmesi, özlük saklama ve arşiv süreçlerinin yürütülmesi,
- Çalışanın görevini yerine getirebilmesi için gerekli sağlık koşullarının takibinin yapılabilmesi, periyodik muayene süreçlerinin yürütülebilmesi ve iş kazası durumlarında ilgili sağlık kurumlarına bilgi verilebilmesi,
- Kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbi teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi ile sağlık hizmetlerinin planlanması, yönetimi ve finansmanının sağlanması amaçlarıyla,
- İş sağlığı ve güvenliği çerçevesinde yapılması gereken faaliyetleri icra edilebilmesi,
- Sözleşme süreçlerinin yürütülmesi takip edilmesi ve kanuna uygun muhafazasının sağlanması,
- Hukuksal işlerin takibinin sağlanması doğabilecek uyuşmazlıklarda veya gerçekleşebilecek adli bir vakada yetkili kamu kurum veya kuruluşların taleplerinin karşılanabilmesi ve denetim etik faaliyetlerinin yürütülmesi,
- Bilgi Güvenliği süreçlerinin yürütülmesi ve erişim faaliyetlerinin sağlanabilmesi
- İlgili kanunlar uyarınca iş birliği içerisinde olduğumuz muhtarlık, sendika ve meslek odaları vb. kuruluşlarla hizmet projelerinin gerçekleştirilmesini sağlanabilmesi,
- Kamu güvenliğinin ve kamu düzeninin devamını sağlanabilmesi,
- Müşteriler ve tedarikçiler ile yapılan sözleşme kapsamında faturalama, raporlama, cari detaylandırma, tekliflendirme, ihale faaliyetlerini yürütme işlenebilmesi,
- GPS takibinin araç güvenliği ile meşru menfaatler kapsamında yapılabilmesi,
- İlgi kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla Belediyemizin meşru menfaatlerinin korunabilmesi,
- İş veya staj başvurunda bulunan adayların değerlendirilmesi, işe alım için internet üzerinden yapılan başvuruların değerlendirilmesi, işe alınanların işe başlatma ve yerleştirme işlemlerinin yapılması,
- Belediyemiz sınırları içerisinde yaşayan ve çeşitli nedenlerle ilçemizde bulunan kişilerin/kurumların taleplerini en kısa sürede karşılamak, yaşam standardını arttırmak, kamu hizmetlerinden etkin ve hızlı bir şekilde yararlanmasını sağlamak,
- Engelli vatandaşlarımıza sağlık hizmetlerimizin sunulması ve ilgili talep isteklerinin karşılanması,
- Belediyecilik hizmetleri kapsamında (asker ailelerine yardım, sosyal yardımlaşma, engelli vatandaşlara yardım, eğitim faaliyetleri, nikah işlemleri, belediyeye ait taşınmazların kiraya verilmesi, imar, emlak işlemleri, temizlik, park bahçe alanları ile ilgili düzenlemeler, ihale ve ruhsat süreçleri gibi hizmetlerin yürütülmesi vatandaşlardan gelen taleplerin karşılanması ve değerlendirilmesi,
- 5393 Sayılı Belediye Kanunu, 5216 sayılı Büyükşehir Belediyesi Kanunu ve ilgili mevzuat uyarınca yasal yükümlülüklerimizi yerine getirmek amacıyla,
- Hizmet standartlarımızı yükseltmek, geliştirmek, yeni teknoloji ve uygulamaların değerlendirmeleri ile iş ve hizmet stratejilerimizin belirlenmesi ve uygulanması amacıyla,
- İlçe sınırları içerisinde yer alan ilgili vatandaşlarımıza kurs, eğitim ve öğretim, kütüphane ve üyelik gerektiren sair hizmetlerin sunulması amacıyla,
- Özel gün tebriklerinin gerçekleştirilmesi ve ilçemizle ilgili haberlerin vatandaşlarımıza duyurulması,
- Mesleki eğitim merkezlerine spor okullarına, etüt merkezleri ve diğer kurslar için kayıt yapabilmek,
- Kurumumuzla iş amaçlı bağı bulunanların kişilerin iletişim amacıyla adres ve iletişimi gerçekleştirebilmek,
- İş akitlerimizin, sözleşmelerin koşulları, güncel durumu ve güncellemeler ile ilgili iletişime geçmek, gerekli bilgilendirmeleri yapabilmek,
- Belediyenin yapmış olduğu hizmetlerin, etkinlik, toplantı, konferans, vb. kültürel faaliyetlerin yürütülmesi ve planlamaların yapılıp yapılacak faaliyetlerin vatandaşlara duyurulması ve bilgi verilmesi,
- Belediyemiz tarafından düzenlenen toplantı, seminer, eğitim ve diğer sosyal organizasyonlar, etkinlikler, kurumsal toplantılarda çekilen fotoğraf ve videolar; Belediyemizin ve etkinliğin tanıtımı, duyurulması, sosyal medyada yayınlanması ve kamuoyunun bilgilendirmenin yapılabilmesi,
- Yukarıda sayılanlar ile sınırlı olmaksızın Belediyemizin yasalar tarafından yükümlü ve yetkili kıldığı her türlü hizmetin ifası ve sosyal belediyecilik anlayışı gereğince vatandaşlarımıza hizmetin gerçekleştirilmesi,
- Güvenlik ve sair nedenlerle binalarımızda, belediyemiz sorumluluğundaki park ve bahçelerde ve ilçemiz genelinde kamera görüntülerini kaydetmek ve bu yerlerde bulunan vatandaşlarımızın güvenliğini sağlamak, trafik kontrolünü sağlamak ve gerektiğinde ilgili kurumlara bilgi vermek amacıyla,
- Kanun ve yönetmelikler ile belirlenmiş gerekliliklerin ifa edilmesi (vergi mevzuatı, sosyal güvenlik mevzuatı, iş kanunu, borçlar hukuku mevzuatı, ticaret hukuku mevzuatı, belediyecilik kanunu, imar kanunu, bilgi edinme kanunu, mesleki eğitim kanunu, iş sağlığı ve güvenliği hukuku, elektronik iletişim ile ilgili mevzuat vs. ilgili tüm mevzuatlar)
- KVKK’da belirtilmiş yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesi amacı ile Ortahisar Belediye Başkanlığıkurum departmanları tarafından belirlenen amaçlar dahilinde işlenmektedir.
KİŞİSEL VERİLERİN TOPLANMA YÖNTEMİ VE HUKUKİ SEBEBİ
Ortahisar Belediye Başkanlığıolarak kişisel verilerinizi aşağıda KVKK’nın 5.ve 6. Maddesinde belirtilen;
- Sizlerin açık rızası,
- Kanunlarda açıkça öngörülmesi,
- İş sözleşmesinin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması,
- Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması,
- İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması,
- Kişi grubunun sağlığı ve cinsel hayatı dışındaki özel nitelikli kişisel veriler, kanunlarda öngörülen hallerde,
- Kişi grubunun sağlığına ve cinsel hayatına ilişkin özel nitelikli kişisel veriler ise ancak kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbi teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi, sağlık hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi amacıyla, sır saklama yükümlülüğü altında bulunan kişiler veya yetkili kurum ve kuruluşlar tarafından veya yetkili kamu ve kuruluşlara aktarılabilmekte ve hukuki sebeplerine dayanarak işlemekteyiz.
Kişisel verilerinizin işlenmesi Hukuki sebebi ise; 5393 Sayılı Belediye Kanunu, 2464 Sayılı Belediye Gelirleri Kanunu, 3308 Sayılı Milli Eğitim Kanunu, 6331 Sayılı İş Sağlığı Güvenliği Kanunu, 657 Sayılı Devlet Memurları Kanunu, 1319 Sayılı Emlak Vergisi Kanunu, 213 Sayılı Vergi Usul Kanunu, 2886 Sayılı Devlet İhale Kanunu, 4734 Sayılı Kamu İhale Kanunu, 4857 Sayılı İş Kanunu, 3071 Sayılı Dilekçe Hakkının Kullanılmasına Dair Kanun, 4982 Sayılı Bilgi Edinme Hakkı Kanunu, 3194 Sayılı İmar Kanunu, 3294 Sayılı Sosyal Yardımlaşma Ve Dayanışmayı Teşvik Kanunu,5018 Sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu, 7036 Sayılı İş Mahkemeler, 6085 sayılı Sayıştay Kanunu, 5237 sayılı Türk Ceza Kanunu, 2942 sayılı Kamulaştırma Kanunu, 6306 sayılı Afet Riski Altındaki Dönüştürülmesi Kanun,2886 Sayılı Devlet İhale Kanunu, 775 Gecekondu Kanunu, 3197 Sayılı İmar Kanunu5651 İnternet Ortamında Yayınlanan Yayınlar Kanunu, 2169 Sayılı Evlendirme Yönetmeliği,5326 Sayılı Kabahatler Kanunu başta olmak üzere Belediyenin tabii olduğu mevzuattan doğan yükümlülüklerimiz kapsamında her türlü ürün ve hizmetler kapsamında alınmakta ve işlenmektedir.
Kişisel verilerinizi bilgisayar vasıtasıylakayıtlarıntutulduğu elektronik ortamda (e-mail, sunucu,kurumsal uygulama, devlet uygulamaları), fiziksel olarak özlük, sözleşmeler, formlar, dilekçeler, vatandaşlardan gelen bilgiler ve evraklarya da görselfotoğraf, video kaydıolarak toplanmakta ve işlenmektedir.
KİŞİSEL VERİLERİNİZİN AKTARIMI
Kişisel veriler, KVKK Madde 8 ve Madde 9’da öngörülen koşulların gerçekleşmesi durumunda üçüncü kişilere aktarılabilir.
İşlenen kişisel verileriniz yurtiçindeki;
Kişisel verileriniz aşağıda sıralanan veri konusu kişi gruplarına aktarılabilir:
- Gerekli yasal mevzuatların sağlanması ve bildirimlerin yapılabilmesi amacıyla Maliye, BTK, SGK, Gelir İdaresi Başkanlığı gibi kamu kurum ve kuruluşlarına,
- İlgili mevzuat hükümlerine göre kamu hizmeti niteliğindeki faaliyetlerimizin denetimi amacıyla T.C. İçişleri Bakanlığı, Ortahisar Kaymakamlığı, Kamu İhale Kurumu, Sayıştay, Nüfus Müdürlükleri, diğer ilçe belediyeleri ile sözleşmesel ve hukuki sorumluluğumuz gereği ilgili kamu ve özel kurum ve kuruluşları ile tüzel kişilere,
- Bankacılık ve finans işlemleri ile maaş ödemelerini gerçekleştirmek, vatandaşlara gerekli yardım ödemelerinin yapılabilmesi, tedarikçi ve çözüm ortaklarının ödemeleri yapılabilmesi amacıyla, sınırlı olarak anlaşmalı olduğumuz banka ve finans kurumlarına,
- Personellerin görevlendirme veya ilgili belediyecilik kapsamında hizmetlerin sağlanabilmesi durumunda sınırlı olarak seyahat faaliyetlerini sağlayabilmek amacıyla seyahat organizasyon firmalarına,
- Kamu hizmetlerinin yerine getirilebilmesi ve sürekliliğinin sağlanabilmesi ile vatandaş taleplerinin yürütülebilmesi ve gerekli çözümün sağlanabilmesi amacıyla, çözüm ortaklarımıza, Trabzon Büyükşehir Belediyesine ve diğer ilçe belediyelerine,
- Kamusal nitelikteki hizmetlerimize ve faaliyetlerimize ilişkin stratejilerin hazırlanması ve uygulanması amacıyla sınırlı olarak tedarikçilerimize,
- İlgili kamu kurum ve kuruluşlarının talepleri doğrultusunda ve talep amaçlarıyla sınırlı olarak hukuken yetkili kamu kurum ve kuruluşlarına,
- Belediye'miz tarafından kullanılan e-belediye gibi işletim sistemleri ve bilgisayarprogramlarının veri tabanlarının oluşturulması, program işlerliğinin sağlanması veprogramın bakım ve onarımının yapılabilmesi, bilgi güvenliği ve erişim faaliyetlerinin sağlanabilmesi amacıyla anlaşmalı olduğumuz yazılımfirmalarına ve teknoloji şirketlerine dijital verilerinanlaşmalı olduğumuz kurum/kuruluşlara,
- Belediyecilik faaliyetlerini yürütebilmek, kamu hizmetlerini gerçekleştirebilmek, iletişim faaliyetlerinin sağlanabilmesi ve bilgilendirme yapılabilmesi amacıyla sınırlı olarak kamu kurumları ve belediyeye bağlı iştirak şirketlerine,
- Araç takip güvenliğini ve iş sürekliliğinin sağlanabilmesi amacıyla GPS konum lokasyon bilgileri anlaşmalı acente firmasına,
- Acil tıbbi müdahaleler ve iş sağlığı ve güvenliği yükümlülüklerini yerine getirmek amacıyla anlaşmalı İSG firmalarına, hekimlere, hastanelere ve sağlık kuruluşlarına,
- Eğitim faaliyetlerini yürütmek, sertifikasyon işlemlerini sağlamak ve personel farkındalığını arttırmak amacıyla sınırlı olarak hizmet alınan eğitim kurumlarına,
- Doğabilecek hukuki uyuşmazlıklarda veya gerçekleşebilecek adli bir vakada yetkili kamu kurumlarına, mahkemelere ve avukatlara,
- Yasal zorunluluklar çerçevesinde ilgili kamu kurumlarına bilgilendirme yapılabilmesi amacıyla belirlenen amaçlar dâhilindeaktarılmaktadır.
İşlenen kişisel verileriniz yurt dışındaki;
- Belediyemiz tarafından düzenlenen toplantı, seminer, eğitim ve diğer sosyal organizasyonlar, kurumsal toplantılarda çekilen fotoğraf ve videolar; Belediyemizin ve etkinliğin tanıtımı, duyurulması, sosyal medyada yayınlanması ve kamuoyunun bilgilendirmenin yapılabilmesi amacıyla sosyal medya hesaplarına yurtdışı sunucuları vasıtasıyla aktarılmaktadır.
KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANMASI VE İMHA EDİLMESİ
Belediyemiz, kişisel verileri, kişisel verilerin işlenmesi amacı doğrultusunda, işleme amacıyla orantılı bir şekilde saklamaktadır. Kişisel verilerin işlenme amacı ve sebebi ortadan kalktığında yasalardan kaynaklanan yükümlülüklerimizin temini için gerekli zamanaşımı süreleri tamamlandığında kişisel veriler imha edilecektir.
Ortahisar Belediye Başkanlığı 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ve ilgili mevzuat kapsamında Veri Sorumlusu sıfatıyla kişisel verilerinizin işlenmesine, saklanmasına ve imha edilmesine ilişkin olarak benimsediği ilkeleri ayrıntılı şekilde www.trabzonortahisar.bel.tradresindeki Kişisel Verilerin İşlenmesi Politikasından ve Veri Saklama İmha Politikasından inceleyebilirsiniz.
KİŞİSEL VERİLERİNİZE İLİŞKİN HAKLARINIZ
Kişisel Verilerin Korunması Kanunu madde 11 uyarınca aşağıda belirtilen haklara sahip bulunmaktasınız:
- Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme, işlendiğine ilişkin bilgi talep etme,
- Kişisel verilerinizin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
- Kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
- Kişisel verilerinizin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini talep etme, bu hakkınızı kullanmanız halinde bu durumun kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişilere de bildirilmesini isteme,
- Kişisel verilerinizin işlenme nedenlerinin ortadan kalkması halinde kişisel verilerinizin silinmesini veya yok edilmesini isteme, bu hakkınızı kullanmanız halinde bu durumun kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişilere de bildirilmesini isteme,
- Elde ettiğimiz bilgilerin otomatik sistemler ile analizi yoluyla hakkınızda ortaya çıkan sonuca itiraz etme ve zarara uğramanız halinde tazminat talep etme.
Kişisel Verilerin Korunması Kanunun “İlgili Kişinin Hakları” başlıklı 11. Maddesi kapsamındaki taleplerinizi, “Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğe” göreOrtahisar Belediye Başkanlığı KVKK Başvuru Formu’nu doldurarak Pazarkapı Mahallesi Kahramanmaraş Caddesi No:98Ortahisar/Trabzonadresine yazılı olarak, “güvenli elektronik imza” ile imzalanarak Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) yoluyla ortahisarbelediyebaskanligi@hs01.kep.tradresine veya elektronik posta üzerindenbilgiislem@trabzonortahisar.bel.tradresine iletebilirsiniz.
Başvuru usullerine uygun olarak belediyemize iletmeniz durumunda talebinizi niteliğine göre en kısa sürede ve en geç 30 (otuz) gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandıracağız. Ancak, işlemin ayrıca bir maliyeti gerektirmesi hâlinde, Kişisel Verileri Koruma Kurulunca belirlenen tarifedeki ücreti alınabilecektir.